一、凡事应做好准备
俗话说：“有备无患”，有无准备，做起事来效率大不一样。有准备，就会使工作直接进入“重负荷运转”，减少“空运转”时间。所以对每个时期的工作应有预见性，走上步，看下步，以免消极被动，贻误时机。每天的工作也是这样，如果管理者头一天做好计划，当天又能提前一会上班，不仅能为下级和群众树立良好的榜样，还可以对当天的安排进行思考，使一天的工作处于主动状态。再如，管理者要在办公室里多准备一些必须的手册、参考资料和工具书，以便在需要时随手拈来，减少时间上的浪费。
二、设法保持时间利用的连续性
据心理学家研究表明，人在专心工作或思考问题时，最好能够一气呵成，不要间断，否则注意力通常需要很长时间才能恢复。有人曾在上班时间对25位经理作过调查，发现大多数经理几乎无法持续工作1小时以上而不受干扰。所以，当需要集中精力，专心致志地思考重要问题或处理关键工作时，事先要估计到可能出现的干扰，预先安排出一段相对集中的时间以保证思路的连续性。
三、养成快速准时的习惯
领导者要提高时间利用率，必须缩小时间计量单位。实践证明，用“分”计算时间的人比用“小时”计算时间的人，其效率要高得多。做每项工作都要给自己定出一个时间限度，何时起，何时止，能用半小时办完的绝不拖到1小时。开会和约见要准时，要养成开短会、说短话、写短文的习惯。同一位健谈的人谈话时，最好能站着谈，迫使他长话短说，以免没完没了。
