第九章  管理者的时间运筹

                                                      第一节 正确认识自己的时间

      何谓管理者？凡是能够应用他的职位和知识，对所服务的机构的经营及成果产生实质性影响的每一位行政领导、知识工作者、经理人员等，都是管理者。管理者对其服务的机构负有使其有成效的责任。怎样才能使管理者成为有强烈社会责任感、善于开拓新局面的优秀人才呢？其中很重要的一点就是管理者应从认识自己的处境和自己的时间入手，进而科学地运筹自己的时间，增加有效性。

      管理者的处境，一方面机构要求他具有“有效性”，另一方面他的处境又会使“有效性”难以实现。管理者面临着4种难以驾驭的情况。其中每一种都是与他的组织、他的日常事务和他的工作密切不可分的。

      (一)、管理者的时间有属于别人的趋势。如果有人试图以工作状况来给管理者下定义，最好将管理者定义为没有自己时间的人，因为他们的时间总是被其他人的重要事情优先占有。每一个人都可以在他的工作时间进来或打电话找他，而任何一个管理者对此却毫无办法。

      (二)、管理者的工作事务繁杂。由于管理者所处的地位重要，各项公务就像流水般的向他冲来，使他穷于应付。只要细心观察一下，就不难发现大多数管理者过多地插手日常事务，迫使他们不停地工作。如果管理者不努力改变这种处境，就有可能把自己完全消磨在日常琐事中，而不可能产生多大的有效性。管理者的行为准则应该是，努力使自己在真正重要的事情上作出贡献和拿出成果。

      (三)、管理者处在机构的范围。机构是增大个人力量的一种手段。机构采用他的知识并且使它成为其他知识工作者的资源、启示和动力。

      (四)、管理者属于某个机构中的一员。每一个管理者，都把组织的内部看作密切的和最接近的现实。对外界发生的事情，他了解到的往往不是第一手材料，大多是经过“过滤”的报告或报道。

      在现代快节奏生活中，人们特别是管理者常常会在各种各样的压力下，去做一些完全没有贡献的事情，许多时间不可避免的浪费掉了。在一定意义上说，管理者的职位越高，真正属于自己的时间就越少。如：开不完的会议，数不清的陪客宴会，接待不完的来访者……诸如此类的时间浪费数不胜数。有相当多的管理者，大部分时间都不得不浪费在这些事情上，而对工作却统统毫无贡献或贡献甚少。

      为了提高工作的有效性，每一位管理者都应从认识自己的时间使用情况着手，努力管理好自己的时间。在通常的情况下，人们往往缺乏可靠的时间感觉。那些为自己的记忆力强而骄傲的管理者，对其所花费的时间估计，与他们的实际情况也是相差甚远。如：美国的某公司的董事长，绝对肯定已将他的时间粗略地分成三部分：三分之一用于与他的高级职员讨论业务；三分之一用于接待他的重要顾客；三分之一致力于社会活动。但是，他将实际活动记录了6周之后，发现自己几乎没有花费多少时间在上述方面。原来他以为这些方面是应该花费时间的，在心里留下了深刻的印象。因此，要管理好自己的时间，必须首先知道自己的时间实际上用在了哪些方面。这是管理者迈向有效性的第一步。湖北省荆州地区某行政机关的一位管理者，经过1年的时间花费记录，发现全年有四分之一的工作时间用在参加会议和召开会议上，有四分之一的工作时间用在其他方面的出差和接待上下来客上。这种状况表明，参加会议和上下接待几乎占去了他工作时间的一半。当这位管理者认识了自己的时间使用情况后，在下一年里努力减少参加不必要的会议和简化接待工作，明显提高了工作的有效性，这说明了记录时间支出情况对提高有效性的重要作用。

      记录自己时间花费的具体方法很多，既可以自己动手做时间日记，也可以让秘书或助手为他们做记录；既可以全年都做时间记录，也可以每次以1个月为一个阶段作时间记录。不管如何，重要的是把真正的时间花费记下来，那就是说，应该在事情发生的当时记下来，而不是在事后凭回忆记录。只要坚持不懈的这样去做，管理者就可以重新考虑和重新安排自己的工作时间表，就能有效地避免时间“漂移”到一些无足轻重的琐事上，也就能真正管理和运用好自己的时间。

      管理者在记录和分析了他的时间使用情况后，就可以对自己的时间进行有效地管理了。因为他清楚：他可以在能够作出贡献的重要工作上花费多少时间，还有多少时间可以自由支配。尽管管理者精打细算时间支出，但属于他的自由时间仍然不会很多。这就很需要管理者为自己制定正确的工作方向，集中精力于整个机构的目标和贡献上。

      管理者作为知识工作者的一部分，是不可能用测量体力工作的那种方法来测量其贡献的。在机构中将人事关系和工作关系放在一起进行调理，确实是很浪费时间的，太匆忙了就会造成磨擦。但是，任何机构都要依赖于这种调理。机构中的人越多，管理者用于调理相互关系的时间就越多，而真正用于工作、出成果和作贡献方面的时间就相对地减少了。所以，社会发展到了今天，机构的规模越大，管理者能自己掌握的实际时间就越少。因此，明确知道自己的时间应花在哪些方面和将少量属于他安排的时间运筹好，对管理者来说是很重要的2点。

      世界发展的趋势是，机器操作工人每周的工作时间正在逐步减少，相反，管理者的工作时间却越来越长，有的甚至已不存在“休息时间的问题”了，管理者缺乏时间的问题越来越严重，并且不易得到改善。作为一个管理者，很有必要学习和掌握时间运筹的一般原则。