第二节 制定工作日程表
制定工作日程表是短时计划的一种形式。将1天的工作、学习目标加以科学地安排，更好地进行自我管理，切实提高办事效率。托尔斯泰曾这样自勉：“要有生活目标：一辈子的目标，一段时间的目标，一个阶段的目标，一年的目标，一个星期的目标，一天的目标……”为了一步一步地实现生活的目标，我们应当精心地编制自己的工作生活日程表。
1天是现实生活中人们使用时间的基本单位。国外一位效率专家指出：“你要做更多的事情吗？如果答案是肯定的，那么，你就要养成每天把要做的工作象牙刷一样按次序排列的习惯。虽然这样做也得花一些时间和精力，但你所得到的会比之更多更多。”生活中常常听到不少人发牢骚，抱怨工作如何如何多，压得自己喘不过气来，而效率却不高。这里面一条重要的原因，就是不善于制定日程表，常常为一些毫无意义或意义不大的琐事消耗大量的时间和精力。为了避免上述情况，应该养成编制日程表的习惯。这样你就会在规定的时间里干完应当干的事，少干或不干无价值或低价值的事，从而保证完成重要工作任务所需的时间。
制定日程表应该遵循的基本原则是符合实际，先急后缓，统筹兼顾，留有余地。
制定日程表的方法是：首先把当天必须干和可能干的事情，一项不漏地逐项排列起来，但要注意，千万不要把每天都做的例行琐事也一一列上，如吃饭、洗脸、刷牙等。同时还要注意1天的时间是有限的，1天中可做的事情也是有限的，制定日程表一定要考虑可行性，并留有余地，不要把工作安排的太多太杂太满。其次是设定先后次序。假如你竭尽全力，每天都能将表上的事情一一完成，那是再好不过的了。然而，当你每天都有多如牛毛的工作应当做时，就必须正确地选择哪些必须立即做，哪些可以缓做，哪些可以免做。也就是说，在列日程表的过程中，应按照事情的轻重缓急，排列出先后次序。你可试着问自己：“如果今天我只能干此表中的一项工作，首先应该干哪件呢？”并将这件事排在第一位，然后再问自己：“接着我该干什么呢？”用这种方式一直排完当天的工作，并在日程表中每项工作的前面用A、B、C、D标明顺序。A为最优级，是必须要做好的工作；B次之，是要尽量去做的工作；C、D是可以缓做或由其他同志代替去做的工作，也有的C、D是可以取消的工作。其三是努力按照确定的次序去做，干完一件事就在表上划上√，表示已经完成，不必再分心了。然后再去做下一项工作，依此类推，直到工作时间结束。如果采用这种方法，你仍然没有做完日程表中的全部工作，你也应该感到满足，因为你把当天的重要工作都完成了。当然，先后次序排定之后，并非一成不变，有时要根据变化了的情况作适当调整。
安排日程表最好在1天的开始或结束时进行。早晨头脑清醒时做计划有很多好处。只要想到自己必须做的事，就很容易去把它做完。头脑中对1天要做的事有清楚的先后次序，会使你不仅有工作的冲动，而且也不易走向歧路。晚上做计划的好处是，知道自己的工作已经做到什么地步了，因此，可以正确选择明天要做的工作。而且，如果把明天所有的工作都安排好了，晚上可以思考明天的工作，第二天一上班就可立即采取完成任务的行动。早晨和晚上做计划各有各的好处，可根据自己的实际情况灵活掌握。安排日程表不需要花费很多时间，但从中得到的效益却很明显。
制定日程表时还应注意以下几个方面：
1、以重要活动为中心安排1天的活动。在1天的活动中总有一些活动是事件的关键或者对实现目标有重要意义的工作，就应以这些活动为中心来安排1天的日程。例如：出差到武汉联系某项业务，同事又要捎带办一些零碎事情，还要顺便看望老战友。如果不以联系业务为中心安排活动，因为办零碎事情而耽误了联系业务的时间，那就是舍本求末，必然会给工作带来损失。
2、保证必要工作所需的时间。按照重要性的顺序排好各项工作后，你会发现，不可能在1天内把这些工作全部做完，这时你应该审查日程表，尽量删除一些不十分重要的项目，或者考虑把一些不必自己亲自去做的工作，委托给别人去做，并在必须自己亲自干，而且要干好的工作前标上A，安排充足的时间，寻找最佳的方法，集中主要精力，把重要工作一件一件地完成，切忌主次不分，眉毛胡子一把抓，时间花了不少，却劳而无功。
3、把性质相同的工作连起来做。把几件性质相同的事连起来做，可以节约许多准备时间和来回奔跑的时间。例如：一次回复一批来信，集中发出；抽出时间，高效率地阅读必须过目的一打文件；将来访者都约在同一天上午的顺序时间内，一个—个地谈话等等。这种连结方法还包括，工作内容相似的事，可以在同一地点完成的任务，与同一个人有关的事等，这些都是提高办事效率，加快工作节奏的有效方法。这样不仅节约了工作时间，甚至可以增加工作的乐趣和活力。
4、使工作与自身特点相适应。每一个人都有自己的生活和工作的习惯，精力充沛的时间因人而异，应当把那些需要认真思考且十分重要的创造性工作，放在你认为精力最佳的时间内去完成；相反，在精力和体力减退时，从事一些被动的、机械性的、简单的工作。
5、尽量不干日程表里没有的事情。在工作中，有时一瞬间头脑中会冒出一个新颖的想法，或者突然想起别的事情。如果这些想法与目前手里所从事的工作有关联，那么，可以将你想到的问题展开，继续做下去。但是如果它并不是此时此刻所需要的设想，而是可能在今后的时间去做的事情，则尽量不要再想下去，最好把它们先记在备忘录上，以免干扰你正在从事的重要工作。
6、制定日程表还应包括休息活动的安排。这是因为没有很好的休息调节，就没有充沛的精力去完成工作学习任务，同时不好好安排休息娱乐时间，就有可能欢乐过度，浪费时间，从而影响工作学习任务的完成。有些人对工作学习计划抓得很紧，而对休息娱乐安排不足，长此以往，损害了健康，也就失去了时间，从总体上看是不可取的。因此，制定日程表应该尽量统筹兼顾，合理安排。
7、根据变化的情况，适当调整日程表。日程表一经制定应该尽量按照日程表去做。但是情况是在不断地变化，在执行日程表的过程中，时常会出现一些想不到的事情，不得不改变原日程。这种改变有的是来自外界的影响，有的则是由于自己事先对一件工作所需的时间、精力估计不充分。这时就必须认真分析情况，及时修改日程表，并尽快地进入新的情况。否则，不顾变化了的情况，一味沉缅于原来的工作，等于在浪费时间。
你能坚持按照上面的几个方面去做，这样你就会逐步达到：1、不必要的事情，根本不去考虑；2、抓住工作要点，集中精力突破；3、把创造性活动，安排在精力最旺盛的时间内完成，以期得到更高的效率；4、谁更能节约时间，又能保证质量，就把工作交给谁去办；5、将2件或2件以上，能够连起来的同类工作，连在一起做，尽可能使杂乱无章的事务性工作条理化、简单化。
总之，日程表是一种有效地利用时间，提高工作效率的好方法、好工具。如果你养成了按日程表行事的良好习惯，那么，你不仅会在今天受益，而且对你的明天和将来也大有裨益。
