第七章  工作时间的管理

第一节   计划是成功的条件

     一位管理学家曾经说过：从某种意义上讲，计划是一切管理工作的开端。如果没有计划，管理者的任何努力都将得不到最终的成功。也就是说，计划是成功的重要条件，是科学管理时间的基础。如果没有计划，就好象驾着一只无舵之船在大海中随风漂荡，或者象一只没有地图和指南针而在雾中航行的船。

      那么，什么是计划呢?所谓计划，即指工作、学习或行动以前预先拟定的具体内容和步骤，也可以说是未来的行动纲领。从大的方面说，有人类开发宇宙的计划，整个国家的国民经济计划等等；从小的方面看，有个人完成某项工作任务的计划，个人的时间安排计划等等。我们在这里着重讨论的是个人的时间安排计划。

      俗话说：“吃不穷，穿不穷，计划不好一世穷。”这句话形象的说明了计划在人类生活中的重要性。现实生活中，大多数家庭都在计划家庭的收支，尽量做到量入为出。但大多数人并没有按照计划学习和工作，而是按习惯行事或处于顺水推舟地敷衍应付状况，由此而造成时间和精力在无效中付之东流。《死魂灵》一书中，有个叫彼得尔希加的青年佣工，他不甘虚度日月而勤于读书。但由于他读书毫无目的性和计划性，爱情故事也好，小学的初级读物或者祷告书也好，他完全一视同仁，都一样读得很起劲。如果有一本化学书给他，他也会要的，他所高兴的并非他在读什么，高兴的是在读书。就这样，他读了不少书，却仍然什么知识也没有，继续当一名不学无术的仆人。由此可见，计划对于工作学习效率的重要性，学习工作无计划，就谈不上成功和效率。

      所谓“时间管理”，并不是要人去管理时间，而是意味着管理与时间息息相关的人，也就是说，时间是无法控制和管理的，可以控制和管理的是使用时间的人。所谓计划，就是对人的各种时间支出进行全面规划，科学地组织与协调，以提高时间效能。

      计划依其发生作用的时间不同，可分为长期计划、中期计划和短期计划。长期计划是对时间的整段安排，甚至是为达到终身目标所进行的安排，时间一般是10年以上；中期计划是对一个时期，如几年的时间进行系统的规划，以期达到一定的目的，时间一般是1年以上至10年以内；短期计划也就是阶段安排，一般时间在1年以内，包括年、月、星期的工作计划或内容。此外，还有短时计划，也就是我们常说的工作日程表，通常以小时为单位，对1天的时间进行系统的安排，规定每天要着手进行的各项工作所需要的时间。短时安排是完成各种时期计划的基础，没有一时一事的计划，长期计划就很难实现；长期计划是短时安排和短期计划的依据，没有人生的长期计划，短时计划再精细，也不可能达到宏伟的目标。因此要真正发挥计划的作用，就要注意各类计划的衔接，建立统一协调的目标计划体系。也就是人们通常所说的，人生既要有长计划，又要有短安排。

      计划对于时间管理是非常重要的，没有计划就无所谓时间管理。但计划只是“图样”，行动才是“施工”。一般来说，制定计划并不难，难的是计划的实施。有了计划若不遵照实行，再好的计划也是没有意义的。因此，计划一经制定，对自己就要有约束力，坚持每天按计划实行，非大故不要随便更改和间断。有的人在执行计划时带有很大“灵活性”，经不住困难和诱惑，动不动就放弃计划，把希望寄托在以后，结果一事无成。当然，生活中偶然因素是很多的，我们强调计划要对自己有约束力，也并不是说计划绝对不能变更。如：在计划撰写一份工作报告时，有上级领导来检查工作，或者有其它更重要的事情插入，那就要对原计划作某种程度的变更。如果计划成了绝对不能变的东西，就会形成为“完成计划而完成计划”的状况。计划毕竟是自己制定的，自己应该是计划的支配者，而不应成为计划的奴隶。

      那么，在时间管理上，怎样才能“以变应变”呢？首先、制定计划一定要有点弹性，任务不可安排的太满，否则，一个意外的插入，就可能打乱你精心制定的计划；其二、如果在实行计划中，因故不得不等待的话，就把等待时间看作是“赠于时间”，用来休息、思考或干点别的什么事；其三、如果因其它事情耽误了原计划的实施，只要有必要，在完成插入的事情后，应设法安排时间，把原计划弥补上。

      古今中外，善于利用计划而获得成功的例子是很多的。女青年朱玲，初中毕业后，下乡务过农，进工厂做过工，在起点低和条件差的情况下，按照计划，顽强自学，1977年考入西北大学历史系，1978年又被录取为武汉大学政治经济学专业研究生，曾以《资本论》专业考试独得满分而崭露头角。她又设计了自己今后15年的规划，并分三步实施。由于远大的理想和脚踏实地的努力相结合，她正在一步一步地实现自己的规划。

      为了有效地利用时间，做好自己的工作，获得事业的成功，就必须学会制定计划。有了计划就有了奋斗目标和实际步骤。即使计划开始不够成熟，不够完善，也可以在实施过程中反复斟酌，逐步改进。正如许多管理学者所说：如果能把自己的工作内容清楚地写出来的话，就是很好地进行了自我管理。只有做到凡事认真计划，才能在事前认识自己工作的全貌。同时了解每项工作的重要程度和它们需要你付出的代价。富兰克林在谈到计划时指出：“你要准确地把握每一个问题的本质，把工作分段，并适当地分配时间。”如果你不能真正了解自己工作的本质，就无法真正理解你自己的责任、权限和义务，就不能分清一个问题是普遍性的，还是特殊性的，从而也就无法判断一项工作是紧迫重要的，还是可以缓而行之的，也就不知道每项工作该花多少时间，有效地进行时间管理和提高工作效率也就是一句空话。

      做计划所需要的时间是很有限的，但所取得的成果却很显著。它可以使你把时间和精力集中在重要的事情上，以便减少琐事的干扰，完成更多的重要工作。最佳计划可以使你用最少的时间投资，获得最大的工作效益。

      8小时的工作(学习、劳动)时间，是1天生活的重要组成部分，它最能体现人生的价值。每个人都应十分珍惜，科学管理，充分利用这段为人民、为社会做贡献的时间，用创造性的劳动填满8小时，用全部的光和热照亮8小时。体现在时间管理和运筹上，就是要强调工作的目标性和计划性。只有这样，才能从全局着眼从事自己的工作，防止陷入杂乱的事务之中。从而才能真正有效地管理自己的时间，为取得事业的成功创造必要的条件。