第四节  提高办事效率

     提高办事效率是科学运筹时间的重要目标。本章前面论述的作计划，安排日程表，保持最佳精神状态等都是提高效率的重要方法。本节将从另一角度再介绍一些提高办事效率的具体方法。

      一、工作节奏讲效率。

      日常生活中，伴随运动的节奏到处可见。保持工作、学习的合理节奏，对于提高效率有着不可忽视的作用。完成一件重要的工作任务，就好像赛跑一样，必须一口气也不能松，始终保持极快的节奏向终点冲刺，才有希望取胜。可是，在马拉松比赛中，你就不可能全程都保持像短跑一样极快的节奏，而应该根据赛程的进度和自己的身体状况，不断调整步幅和频率，保持适当的节奏和速度。工作也是同样的道理，要根据自己的情况，张驰适度地一件一件的完成。

      在我们现实生活中，总的来讲，工作节奏是缓慢了一些。正如一位港澳同胞在内地参观后的感受那样：“街上人们慢腾腾地走着，工厂里人们慢悠悠地干活，公共场所里人们慢条斯理地讲话，商店里售货员漫不经心地打发顾客，……的确，这里的一切都是慢节奏的，这时，你会感到轻松，也会感到烦恼。”许多人并没有认识到这一点，静下心来想一想，确实在轻松中也产生过无数的烦恼。当你中午上班前来到粮店买米，柜台外面排着长队，柜台里面营业员一边闲聊，一边慢条斯理的工作时；当你向上级部门呈递一份紧急报告，2个多月过去了，得到的答复还是研究研究再说时，难道你不感到心焦烦恼吗?可是你是否想过，在别人需要你尽义务的时候，你是否也在慢腾腾地移动自己的身体，有意或无意地拖延时间呢？因此，我们社会的每一个成员都有必要加快自己的工作节奏，以节约他人和自己的时间。

      当然我们强调加快生活节奏，并不是说节奏越快越好，也不是说办事只求速度，不求质量。英国哲学家培根曾告诫人们：“急求速成是必须谨慎的，犹如狼吞虎咽，将令人消化不良一样。”违背时间规律，一味图快，盲目蛮干，办事效果也一定不会太好。

      正确的态度应该是把握快与慢的辩证关系，保持合理的工作生活节奏。既不要把工作排的过满，整天都像绷紧的弦，也不要在工作中过于松散悠闲，办事总是慢慢腾腾。每个人都应在实践中认真摸索，找到适合自己特点的工作、学习和生活节奏，尤其有必要增强一点紧迫感，争取为社会多做一些贡献。

      二、专心致志求效率。

      人们不论干什么事情，都要讲究效率，而专心致志则能事半功倍。苏联有一位教育家说过：“注意力是心灵的唯一门户，意识的一切都要经过它进来。”按照高级神经活动学说的解释，注意力这种心理现象是由大脑皮质活动的重要规律之一的“神经过程的诱导律”所支配的。人在作某一件事时，大脑皮质的某一区域就会发生一种兴奋过程，其它相邻的区域则相应发生一种抑制过程。这样一个兴奋、一个抑制就构成了注意力的高度集中。历史上凡是真正有所作为的人，在工作和学习时，总是注意力高度集中，几乎达到如痴如迷的程度。著名物理学家和化学家居里夫人有着非凡的注意力。她小时候读书就很专心，完全不知道周围发生的一切。即使别的孩子，为了跟她开玩笑，故意发出各种使人不堪忍受的喧哗，都不能把她的注意力从书本上移开。还有科学家牛顿把怀表当鸡蛋煮；黑格尔一次思考问题在同一地方站了一天一夜；爱因斯坦把一张价值1500美元的支票当书签丢掉等类轶事，都是注意力高度集中的典型例子。正因为如此，他们取得了比常人大好多的成就。

      集中精力，专心致志是做好工作的重要条件。生活中可以使人感兴趣的事物太多了，工作中也少不了这种吸引人们注意力的因素，如果你经不住这些诱惑，那么，你的心志就会涣散，工作效率就会下降。集中精力的方法因人而异，但基本方法如下：

      首先、要有从事工作的欲望和兴趣，这是集中精力最基本的一条。如果对自己所从事的工作毫无兴趣，那么，不管你多么想集中精力，也是无法集中起来的。相反，如果对某一活动有兴趣，不管有什么困难，你都会加劲的干，专心致志的干。

      其二、要整理好工作环境，从视觉上消除那些妨碍集中思想的刺激源。如桌面上值得欣赏的画册，容易引起你联想的照片，还有那些与当前工作无关的文件、资料、报纸等，都应该尽量拿掉，以免影响你的注意力。

      其三、要严格限定正在进行的工作的完成期限，这可以使你产生一种精神上的压力，促使你集中精力。需要长期为之奋斗的事业，也应有个完成阶段计划的时间，从而一步一步地完成全部计划。

      其四、要造成一个集中精力的外部环境。在你集中精力从事某件工作时，同事或家人都不应打扰，为了避免头脑中突然出现的想法分散你的注意力，你可以用笔在备忘录里，随时简略地记下对以后的工作有用的，却又干扰你现时工作的想法。

      只要你养成集中精力，专心致志工作的良好习惯，那么你的工作效率就一定会大大提高。

      三、巧用工具出效率。

      在宋代，从京都开封要送一封信到岭南道治所广州，备最快的驿马接力传递，“一驿过一驿，驿骑如流星”，昼夜兼程400里，最快也得10天。而如今相同的距离，拨个长途电话只要几分钟的时间，在信息量不断扩大的今天，可以为我们节省时间，提高办事效率的工具和设备也逐渐增多。如录音机、复印机、传真机、微型计算机、计算器、电话等，从某种意义上说，这些现代办公用具，就是效率的代名词。其中电话又是最常用的工具之一。在1天的工作时间里，人们少不了要打电话或接电话。电话为你的工作提供了许多方便，密切了你与社会的联系。

      电话的主要优点是：1、可以在瞬间缩短通话者之间的距离，以最快的速度沟通信息；2、可以省去无谓的访问和伴随着的等候会面的时间；3、可以省去写信、邮件及阅读信件的时间。因此，你会觉得打电话省了不少事。

      然而，由于利用电话的方法不同，既可以节约时间，又可能浪费时间。例如：星期一上午，办公室小刘一上班就拨电话，通知有关同志参加星期三上午的一个会议，从8时10分开始，一直到10时40分，历时2小时30分，才接通了10个电话。在另一间办公室，老周也用电话通知星期三上午的另一个会议，他从下午4时10分开始，到4时40分结束，只花费了半小时，就接通了15个电话。同样是用电话通知会议，小刘每接通1个电话平均花15分钟，而老周只花2分钟就接通一个电话。很明显，老周的时间利用率比小刘要高得多。这是什么原因呢？这是因为电话线路的忙闲是有规律的，一般上午8时至10时，下午2时至4时，打电话的人比较多，电话线路特别繁忙，不易打通。小刘在通话高峰时间坚持打完10个电话，造成了时间的浪费。在老周看来，用电话通知星期三的会议，不必一上班就急于打电话，巧妙地避开电话高峰期，所以节约了不少时间。

      为了提高利用电话的效率，还应注意几点：1、在打电话前，要做好充分的准备，如铅笔和备忘录用纸，以备有时需要记录。要事先把与电话内容有关的资料准备好，放在手边，可省去需要时东找西找的时间。2、事先想好通话的内容，通话中要简明，不必客套饶舌，最好能把通话内容归纳为几条要点，简单地记在纸上，一件一件地告诉对方。3、电话接通时，先清楚地报出自己的单位和姓名，这既是出于对人的尊重，又可节省对方发问的时间。放下听筒前，要提醒对方，“还有事吗？”或说声“再见！”以免对方有事没有讲完，还要再次打电话来。

      除了电话以外，其它现代办公用具的使用也可以节省大量的时间。如使用复印机，可以减轻繁重的抄写任务，而且与原件仿真，在文件保存上也有重要意义。古人云：“工欲善其事，必先利其器。”你一定要善于利用各种现代化的办公用具，为提高你的工作效率服务。

      四、“文山会海”争效率。

      阅读文件和参加会议是现代机关工作人员的重要工作内容。科学地处理文件并把各种文件资料整理得井然有序，尽量减少不必要的会议，这会节约你大量的时间，提高你的办事效率。

      文件资料的处理办法有以下几种：1、把它们丢到一边不管或扔到废纸篓去；2、把它们收起来用于以后工作参考；3、把它们交给别人去阅办；4、自己立即动手处理它们。你还可以根据自己的习惯对文件资料进行科学地分类管理。如按来文的对象分为上级来文、下级来文、同级来文等；按事情的处理原则分为“立即处理类”、“待处理类”和“保留类”。保留类又可注明保留时间，以便及时清除过时文件。待处理类要求你在一定时间内完成，你要把这类文件资料放在拿取方便的地方。立即处理类不应被堆起来，应该放在办公桌上，一口气处理完毕，而不要养成拖延的毛病。当你拿起文件资料，读读它，又把它放下，没有取得实际效果时，就是在浪费时间。如果你想减少文件资料的拖累，最好是能